پس از آنکه صورتحساب الکترونیکی از طرف فروشنده ایجاد و به سامانه مودیان فرستاده می شود، پیغام هایی جهت نشان دادن وضعیت صورتحساب تحت عنوان «واکنش به صورتحساب» از طرف سامانه مودیان داده می شود.
در سامانه مودیان، انواع مختلفی از واکنش ها و وضعیت ها برای صورتحساب های الکترونیکی در نظر گرفته شده است که خریداران یا مودیان می توانند با آن ها مواجه شوند. در مجموع، شش نوع واکنش اصلی برای صورتحساب های موجود در “کارپوشه” خریداران تعریف شده است. این وضعیت ها شامل «در انتظار واکنش»، «تایید شده»، «رد شده» و «عدم نیاز/امکان واکنش» می باشند.
هر مودی در این سامانه، یک کارپوشه اختصاصی دارد که به او این امکان را می دهد تا صورتحساب های دریافتی را پذیرفته یا رد کند. در ادامه، جزئیات هر یک از این وضعیت ها تشریح خواهد شد. پس از صدور صورتحساب اولیه توسط فروشنده، وضعیت های واکنشی زیر برای خریدار شکل می گیرد.
هنگامی که وضعیت یک صورتحساب در کارپوشه خریدار به «در انتظار واکنش» تغییر می یابد، به این معنی است که خریدار 30 روز فرصت دارد تا نسبت به آن واکنش نشان دهد. این زمان بندی از زمانی آغاز می شود که فروشنده صورتحساب الکترونیکی را صادر کرده و شناسه ملی خریدار در آن درج شده باشد. در صورتی که خریدار در این مهلت 30 روزه هیچ اقدامی انجام ندهد، صورتحساب به صورت خودکار توسط سیستم «تایید» تلقی می شود. چنانچه خریدار با مفاد صورتحساب موافق نباشد، ملزم است پیش از پایان مهلت 30 روزه، آن را «رد» نماید.
زمانی که خریدار صورتحساب موجود در کارپوشه خود را «تایید» می کند، وضعیت آن به «مورد تایید» تغییر می یابد. فرآیند تایید صورتحساب در سامانه مودیان به دو صورت زیر انجام می شود:
هر دو حالت فوق، منجر به قرار گرفتن صورتحساب در وضعیت «مورد تایید» می شود. این وضعیت معمولاً برای صورتحساب هایی صدق می کند که قانون ارزش افزوده بر آن ها اعمال شده باشد. در این حالت، مبلغ مندرج در صورتحساب فروشنده در اظهارنامه ارزش افزوده لحاظ شده و برای خریدار نیز اعتبار مالیاتی در نظر گرفته می شود.
این قاعده در صورتی برقرار است که صورتحساب از نوع «نوع اول» صادر شده و پرداخت آن به صورت نقدی انجام گرفته باشد. در صورتی که پرداخت صورتحساب به صورت نسیه ثبت شده باشد، ابتدا لازم است صورتحساب ابطالی صادر گردد و سپس یک صورتحساب نقدی جدید به سامانه ارسال شود. همچنین، مودی باید جدول پرداخت را تکمیل کرده و خریدار نیز این پرداخت را تایید نماید تا مشکلی در خصوص اعتبار ارزش افزوده برای خریدار ایجاد نشود.
وضعیت «رد شده» به صورتحساب هایی اطلاق می شود که توسط خریدار تایید نشده و مورد پذیرش قرار نگرفته اند. در این حالت، فروشنده صورتحابی را صادر کرده است که با خواسته ها یا شرایط خریدار مطابقت ندارد.
برای رفع این مشکل، فروشنده باید اقدامات اصلاحی انجام دهد. صورتحساب رد شده یا باید مورد اصلاح قرار گیرد یا به طور کامل ابطال شود. مهلت واکنش به صورتحساب ها همواره 30 روز است. اگر خریدار در این بازه زمانی صورتحساب را رد کند، فروشنده فرصت دارد تا نسبت به اصلاح یا ابطال آن اقدام نماید. در صورتی که هیچ واکنشی از سوی خریدار در طول 30 روز صورت نگیرد، معامله به طور پیش فرض تایید شده تلقی می شود، مگر اینکه فروشنده قصد اصلاح صورتحساب را داشته باشد.
ابطال صورتحساب رد شده در سامانه مودیان نیز امری رایج است. در صورتی که فصل مالیاتی مربوط به فاکتور هنوز به پایان نرسیده باشد، ابطال می تواند گزینه مناسب تری باشد.
با گسترش فرآیندهای مالیات الکترونیک، مدیریت دقیق و به موقع صورتحساب ها در سامانه مودیان اهمیت فزاینده ای یافته است. یکی از امکانات نوین و کاربردی این سامانه، قابلیت «رد خودکار صورتحساب ارجاعی» است. این ویژگی نقش مؤثری در جلوگیری از تایید ناخواسته اسناد اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش ایفا می کند.
فعال سازی این قابلیت نیازمند انجام مراحل زیر است:
پس از تکمیل موفقیت آمیز این مراحل، قابلیت «رد خودکار» برای مودی فعال خواهد شد.
هنگامی که یک صورتحساب ارجاعی صادر می شود:
این قابلیت، ابزاری ساده اما موثر جهت کاهش ریسک و افزایش شفافیت در فرآیندهای مالیاتی محسوب می شود. استفاده از آن می تواند به مدیریت دقیق تر اسناد و پیشگیری از مغایرت های آتی کمک شایانی نماید.
یکی از وضعیت های واکنش به صورتحساب الکترونیکی در سامانه مودیان، «عدم نیاز به واکنش» است. این وضعیت به معاملاتی اطلاق می شود که نیازی به اقدام یا تایید خریدار ندارند. سه حالت اصلی برای این وضعیت متصور است:
صورتحساب الکترونیکی نوع دوم که در سامانه مودیان تعریف شده است، مربوط به فروش به مصرف کنندگان نهایی می باشد. مصرف کننده نهایی، فردی است که در فعالیت اقتصادی نقشی ندارد و به عنوان یک «غیر فعال اقتصادی» محسوب می شود. از این رو، این افراد دارای کارپوشه در سامانه مودیان نیستند و مودی مالیاتی تلقی نمی گردند. پس از ارسال صورتحساب الکترونیکی توسط فروشنده به این دسته از خریداران، وضعیت صورتحساب به «عدم نیاز به واکنش» تغییر می یابد. از آنجایی که مصرف کننده نهایی به کارپوشه دسترسی ندارد و صورتحساب را مشاهده نمی کند، نیازی به واکنش از جانب وی وجود نخواهد داشت.
در صورتی که خریدار پیش از این، معامله و صورتحساب مربوطه را رد کرده باشد، دیگر نیازی به واکنش مجدد او وجود ندارد. فروشنده نیز در این حالت قادر به انجام هیچ واکنشی نیست، زیرا صورتحساب قبلاً توسط خریدار رد شده است.
این حالت زمانی رخ می دهد که فروشنده، پس از صدور صورتحساب الکترونیکی و پیش از پایان مهلت 30 روزه تایید توسط خریدار، متوجه اشکالی در صورتحساب شده و قصد ابطال آن را دارد. در این شرایط، صورتحساب نیازی به واکنش از سوی خریدار نخواهد داشت، زیرا پیش از انجام تایید یا رد توسط خریدار، توسط فروشنده ابطال می گردد.
یکی دیگر از حالات واکنش به صورتحساب، وضعیت «عدم امکان واکنش» است. این وضعیت به آن دسته از صورتحساب های الکترونیکی سامانه مودیان اطلاق می شود که امکان هرگونه واکنش از سوی خریدار وجود ندارد. چهار مورد زیر می تواند منجر به این وضعیت شود:
در صورتی که خریدار فاقد کارپوشه در سامانه مودیان باشد یا کارپوشه وی با مشکلی مواجه باشد، صورتحساب با برچسب «عدم واکنش» مشخص می شود.
هنگامی که فروشنده صورتحساب فروش را صادر و به سامانه ارسال می کند، ممکن است پرونده مالیاتی طرف حساب (خریدار) در وضعیت نهایی (گام 4) نباشد. به عنوان مثال، در صورت وجود ایرادات یا نیاز به ویرایش اطلاعات، پرونده ممکن است به گام 4 نرسیده باشد. در چنین حالتی، کارپوشه فعالی برای خریدار وجود نخواهد داشت و در نتیجه، امکان واکنش وی در وضعیت «عدم امکان واکنش» قرار می گیرد.
ممکن است پرونده مالیاتی خریدار به گام 4 رسیده باشد، اما شناسه یکتای مالیاتی برای وی صادر نشده باشد. دریافت شناسه یکتا فرآیندی قابل انجام است.
این وضعیت زمانی رخ می دهد که فروشنده اطلاعات اشتباهی از خریدار در سیستم ثبت کرده باشد. به عنوان مثال، اگر فروشنده صورتحساب نوع 1 را صادر کند، ثبت کد ملی (برای اشخاص حقیقی) یا شناسه ملی (برای اشخاص حقوقی) الزامی است. در صورت ثبت نادرست این اطلاعات، صورتحساب حتی در صورت ارسال، در کارپوشه خریدار قرار نخواهد گرفت و در نتیجه، خریدار قادر به واکنش نسبت به آن نخواهد بود.
برای رفع مشکل «عدم امکان واکنش»، فروشنده باید صورتحساب ایجاد شده را باطل نموده و سپس تمامی موارد ذکر شده که منجر به این وضعیت شده اند را برطرف سازد تا بتواند صورتحساب صحیحی را مجدداً ارسال نماید.
گاهی اوقات، مودی درخواست ویرایش اطلاعات در سامانه سازمان امور مالیاتی کشور را ثبت می کند. این امر باعث می شود پرونده مالیاتی از مرحله نهایی و تایید شده (گام 4) خارج شده و به مرحله ویرایش و عدم تایید اطلاعات (گام 3) بازگردد. در این شرایط، وضعیت کارپوشه مودی از «فعال» به «غیرمجاز موقت» تغییر یافته و تمامی شناسه های یکتای حافظه مالیاتی غیرفعال می شوند. همچنین، امکان دریافت و بارگذاری صورتحساب فروش در کارپوشه آن پرونده در سامانه مودیان از بین خواهد رفت.
